Ter um contrato assinado é importante.Mas isso, por si só, não significa que a empresa esteja protegida.
É comum encontrar empresas que se preocupam em formalizar suas relações comerciais, mas fazem isso utilizando contratos antigos, modelos encontrados na internet ou documentos que são repetidos durante anos sem considerar as particularidades de cada negociação.
O resultado é uma falsa sensação de segurança: o contrato existe, está assinado, mas pode não proteger a empresa quando ela realmente precisar dele.
O problema não é apenas ter ou não ter contratoUm bom contrato precisa refletir a operação que está sendo realizada.Isso significa compreender, entre outros pontos, quais são as obrigações de cada parte, como ocorrerão os pagamentos, quais são os prazos, quem assume determinados riscos e o que acontece se alguma coisa não sair como planejado.Imagine, por exemplo, uma empresa que utiliza o mesmo modelo de contrato de prestação de serviços para todos os clientes.
Com o tempo, os serviços oferecidos mudaram. A forma de cobrança também.
Novas responsabilidades foram assumidas.
Algumas entregas passaram a depender da atuação do próprio cliente.
O contrato, porém, continuou o mesmo.
Nesse caso, ter um documento assinado não significa necessariamente que a operação esteja juridicamente bem estruturada.
Um contrato genérico pode criar problemas em vez de evitá-los.
Modelos podem servir como ponto de partida, mas contratos precisam considerar as características concretas da relação que pretendem disciplinar.
Uma cláusula mal redigida pode gerar interpretações diferentes.
Uma obrigação excessivamente genérica pode dificultar a cobrança.
Uma multa inadequada pode provocar discussão justamente no momento em que deveria oferecer segurança.Há também aquilo que o contrato simplesmente deixou de prever.
O problema normalmente aparece quando ocorre um atraso, uma entrega é questionada, o cliente deixa de pagar, uma das partes pretende encerrar antecipadamente a relação ou surge uma situação que ninguém havia pensado antes.
É justamente nesses momentos que se descobre se o contrato foi construído para aquela negociação ou apenas preenchido e assinado.
O contrato precisa conversar com a realidade da empresa.
Antes de elaborar um contrato, é necessário entender como aquela relação funciona na prática.
Como o serviço é prestado? Quais são as etapas? Quem depende de quem para cumprir determinada obrigação? Quando nasce o direito ao pagamento? O que acontece se o cliente atrasar uma informação necessária? Existem custos prévios? É possível cancelar? Há investimentos que precisam ser recuperados?
Essas perguntas mudam de negócio para negócio.
Por isso, a elaboração contratual começa antes da redação das cláusulas.
Ela passa pela compreensão da operação, pela identificação dos riscos e pela definição de como esses riscos serão distribuídos entre as partes.
Só depois disso o documento deve ser escrito.
E quando a empresa utiliza muitos contratos?
Quanto maior o volume de contratações, mais importante se torna pensar não apenas na elaboração de um documento, mas na gestão contratual.
Uma empresa que celebra dezenas de contratos por mês precisa saber, por exemplo, quais modelos estão sendo utilizados, se existem versões diferentes circulando internamente, quem pode negociar determinadas cláusulas e quais alterações precisam de aprovação.
Também precisa acompanhar prazos, reajustes, renovações, obrigações e hipóteses de encerramento.
Nesse cenário, o contrato deixa de ser apenas um documento arquivado e passa a integrar a própria organização da operação empresarial.
Contrato bom é aquele que funciona quando surge o problema.
Enquanto a relação comercial está funcionando perfeitamente, praticamente qualquer contrato parece suficiente.
A qualidade dele costuma aparecer quando surge o conflito.
É nesse momento que cláusulas claras sobre pagamento, responsabilidades, prazos, multas, rescisão, propriedade intelectual, confidencialidade ou outras questões relevantes podem fazer diferença.
Mas proteção contratual depende da qualidade do documento, da adequação à operação e da forma como aquela relação é conduzida ao longo do tempo.
